Notice d'information - CDC Investissement Immobilier

Crédit
@Caissedesdepots

 

 

La présente politique de confidentialité (« Politique ») décrit quels types de données à caractère personnel nous pouvons être amenés à collecter et à traiter, en qualité de responsable du traitement, les modalités de leur utilisation et vos droits au regard de ces traitements :

1 - Quels traitements de données à caractère personnel mettons nous en oeuvre si vous êtes en relation avec nous dans le cadre de nos relations institutionnelles

Cette partie de la Politique vous informe sur la manière dont nous sommes amenés à utiliser vos données à caractère personnel dans le cadre de nos relations institutionnelles :

  • Si vous faites partie du personnel ou représentez l’un de nos fournisseurs, prestataires, partenaires, ou encore une administration, avec lesquels nous sommes en relation ;
  • Si nous sommes en relation dans le cadre de nos relations publiques (lorsque vous consultez notre site internet, via les réseaux sociaux, si vous êtes journaliste…) ;
  • Plus généralement si nous sommes en relation dans le cadre de nos relations avec les tiers ;
  • Si vous candidatez à un poste au sein de notre société ;
    (ci-après indistinctement « vous »).

1.1 - Qui est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel ?

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est la société CDC Investissement Immobilier (« CDC II »), dont le siège est situé 56 rue de Lille – 75007 PARIS.

1.2 - Quelles sont les données à caractère personnel traitées et comment sont-elles collectées ?

Vos données à caractère personnel sont collectées soit directement auprès de vous ou de votre terminal lorsque vous utilisez notre site internet, soit indirectement parce que votre employeur ou la société que vous représentez nous les a communiquées, ainsi que, si cela est le seul moyen de vous contacter et sous réserve du respect de la règlementation, sur des sources accessibles publiquement telles que annuaires ou réseaux sociaux professionnels.

Nous ne collectons que les données à caractère personnel nécessaires aux finalités décrites ci-après, à savoir :

  • Données d’identification (nom, prénom, photographie le cas échéant…) ;
  • Données de contact (numéro de téléphone, adresse email, adresse postale le cas échéant…) ;
  • Données de connexion informatiques si applicable (adresse IP, logs…) ;
  • Données organisationnelles si applicable (fonction, département…) ;
  • Données économiques et financières si applicable (données de facturation, de paiement, …)
  • Données en lien avec nos échanges et nos relations (emails, courriers, vos commentaires…) ;
  • Données relatives à votre profil (qualifications, expériences, prétentions salariales, échanges, évaluation de votre candidature, résultat…) si vous candidatez à un poste auprès de CDC II.

Lorsque ces données à caractère personnel nous sont indispensables pour répondre à votre demande, exécuter un contrat ou répondre à une obligation règlementaire, nous vous le signalons lors de la collecte.

1.3 - Pourquoi utilisons-nous vos données à caractère personnel et pendant combien de temps sont-elles conservées ?

Finalités Base(s) légale(s) Durée d'utilisation métier
Réalisation d’opérations de communication Intérêt légitime de notre société (poursuite de son objet social, amélioration de ses produits et services, développement commercial) 5 ans après l’opération
Gestion de nos relations avec les tiers (clients, prestataires, fournisseurs, partenaires, administrations, internautes) Intérêt légitime de notre société (poursuite de son objet social, amélioration de ses produits et services, développement commercial) 1 an après la fin de la relation
Prospection commerciale Intérêt légitime de notre société (poursuite de son objet social, amélioration de ses produits et services, développement commercial) 3 ans après la fin de la relation
Gestion de la comptabilité Obligations légales Durée de l’exercice comptable
Gestion de l’actionnariat et de la gouvernance de notre société Intérêt légitime de notre société (gouvernance d’entreprise) • Durée de l’actionnariat ou du poste le justifiant
• Durée de la société pour les procès-verbaux
Gestion des différends concernant notre société Intérêt légitime (constatation, exercice ou défense de droits en justice) Durée du règlement du différend ou du contentieux (y compris exécution des décisions de justice)
Gestion des obligations de vigilance et de déontologie de notre société Obligations légales Durée règlementaire ou, en cas d’alerte professionnelle :
• Alerte considérée comme n’entrant pas dans le champ du dispositif : pas de conservation ;
• Alerte recevable mais sans suite : conservation deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification ;
• Alerte recevable ou alerte abusive ayant donné lieu à une procédure disciplinaire ou contentieuse : conservation jusqu’au terme de la procédure.
Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme Obligations légales • Données relatives à l’identité des clients : 5 ans après la fin de la relation
• Données relatives à l’opération : 5 ans
Gestion des droits des personnes physiques relatifs à la protection de leur vie privée et de leurs données à caractère personnel Obligations légales Durée de traitement de la demande
Gestion de votre candidature Exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande • En cas de réponse positive, conservation des données pendant la durée d’emploi
• Destruction immédiate si votre candidature n’est pas retenue ni pour le poste à pourvoir ni dans le cadre d’un futur recrutement
Constitution d’un vivier de candidatures qui, alors qu’elles ont été rejetées à un moment donné, sont susceptibles de correspondre à un besoin futur Intérêt légitime (amélioration du recrutement) 1 an après la fin du processus de recrutement, sauf si vous vous êtes opposé à ce que votre candidature soit conservée dans notre vivier de candidatures (pour vous opposer, voir 3 – Quelle que soit votre situation : quels sont vos droits sur les traitements de données à caractère personnel que nous mettons en oeuvre, et comment les exercer ?)

A l’issue des durées de conservation précisées dans le tableau ci-dessus, vos données à caractère personnel seront, si besoin, archivées pendant une durée n’excédant pas les délais de prescription légale ou les obligations d’archivage applicables ou la durée des procédures et des recours en cas de contentieux. Une fois ces délais expirés, les données seront détruites.

1.4 - Quels sont les destinataires de vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel seront rendues accessibles à nos prestataires techniques (« sous-traitants » au sens de la règlementation), pour les stricts besoins de leur mission.

Certaines de vos données à caractère personnel pourront également être transmises à des tiers pouvant les utiliser pour leurs propres besoins :

  • La Caisse des Dépôts et d’autres entités du groupe dans le cadre des finalités indiquées précédemment ;
  • Des mandataires pour les besoins de la gestion d’un différend ou d’un dossier (avocats, huissiers de justice…) ;
  • Des experts-comptables et auditeurs ;
  • Dans l’éventualité où notre société ou tout ou partie de ses actifs seraient acquis par un tiers, vos données à caractère personnel peuvent être rendues accessibles à toute personne intervenant dans la préparation et la réalisation de l’opération et incluses dans les actifs cédés.

2 - Quels traitements de données à caractère personnel mettons-nous en oeuvre si vous êtes en relation avec nous dans le cadre de nos activités opérationnelles ?

Cette partie de la Politique vous informe sur la manière dont nous sommes amenés à utiliser vos données à caractère personnel dans le cadre de nos activités opérationnelles :

  • Si vous êtes un actionnaire personne physique ou si vous faites partie du personnel ou représentez un actionnaire de notre société et/ou des sociétés propriétaires d’actifs immobiliers dont la Caisse des Dépôts est actionnaire (les « SPV ») ;
  • Si vous faites partie du personnel ou représentez un « Property Manager », un « Asset Manager », un prestataire intervenant sur un actif, ou la Caisse des Dépôts ;
  • Si vous êtes un candidat locataire ou locataire ou garant personne physique, ou si vous faites partie du personnel ou représentez un candidat locataire ou locataire d’un actif immobilier ou son garant ;
  • Si vous êtes un candidat vendeur/acquéreur ou vendeur/acquéreur personne physique d’un actif immobilier ou de participations détenus par les SPV ou si vous faites partie du personnel ou représentez un tel candidat vendeur/acquéreur ou vendeur/acquéreur ;
    (ci-après indistinctement « vous »).

2.1 - Qui est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel ?

Le traitement de vos données à caractère personnel est mis en oeuvre conjointement par la société CDC Investissement Immobiliers (« CDC II ») et la Caisse des dépôts dont les sièges sont situés au 56, rue de Lille, 75007 Paris.

CDC II et la Caisse des dépôts ont défini leurs obligations respectives dans ce cadre par voie d’accord dont les grandes lignes sont les suivantes :

  • CDC II et la Caisse des dépôts définissent d’un commun accord les finalités du traitement de vos données à caractère personnel ;
  • La Caisse des dépôts propose principalement les moyens de ces traitements, en particulier les moyens informatiques, et définit les conditions de leur sécurité. Elle centralise la gestion des demandes d’exercice de vos droits sur vos données à l’adresse mentionnée ci-dessous en 3 – Quelle que soit votre situation : quels sont vos droits sur les traitements de données à caractère personnel que nous mettons en oeuvre, et comment les exercer ?, ainsi que les notifications obligatoires en vertu de la règlementation ;
  • La Caisse des dépôts et CDC II restent responsables, chacune dans l’environnement sous sa maîtrise, de la licéité de la collecte et de vous informer sur la manière dont vous données sont utilisées ;
  • CDC II est responsable de définir les durées de conservation de vos données.

2.2 – Quelles sont les données à caractère personnel traitées et comment sont-elles collectées ?

Vos données à caractère personnel sont collectées soit directement auprès de vous soit indirectement parce que votre employeur ou la société que vous représentez nous les a communiquées.

Nous ne collectons que les données à caractère personnel nécessaires aux finalités décrites ci-après, à savoir :

  • Données d’identification (nom, prénom, pièce d’identité et justificatif de domicile le cas échéant…) ;
  • Données de contact (numéro de téléphone, adresse email, adresse postale le cas échéant…) ;
  • Données de connexion informatiques si applicable (logs…) ;
  • Données organisationnelles si applicable (fonction, département…) ;
  • Données relatives à l’état locatif si applicable ;
  • Données économiques et financières si applicable (données de facturation, de paiement…)
  • Données en lien avec nos échanges et nos relations (emails, courriers, vos commentaires…).

Lorsque ces données à caractère personnel nous sont indispensables pour répondre à votre demande, exécuter un contrat ou répondre à une obligation règlementaire, nous vous le signalons lors de la collecte.

2.3 – Pourquoi utilisons-nous vos données à caractère personnel et pendant combien de temps sont-elles conservées ?

Finalités Base(s) légale(s) Durée d'utilisation métier
Gestion des candidatures de locataires Exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande si vous êtes un candidat personne physique
Intérêt légitime (exercer notre activité)
  • Destruction des dossiers de candidature non retenus
  • Conservation des coordonnées des interlocuteurs : 5 ans
Gestion locative des actifs détenus par les SPV Exécution d’un contrat si vous êtes un locataire personne physique
Intérêt légitime (exercer notre activité)
  • 2 ans après la fin de la relation contractuelle
  • Correspondances et documents relatifs aux travaux, à la maintenance, aux mises en conformité, aux copropriétés et aux associations type ASL, AFUL : durée de la détention de l’actif
Gestion des candidatures des vendeurs / acquéreurs des actifs (ou participations) détenus par les SPV Intérêt légitime (exercer notre activité)
  • Destruction des dossiers de candidature non retenus
  • Conservation des coordonnées des interlocuteurs : 5 ans
Gestion des actifs (ou des participations) détenus par les SPV Intérêt légitime (exercer notre activité)
  • Dossier d’acquisition ou de cession de l’actif ou de la participation : durée de détention de l’actif ou de la participation
  • Contrats avec les prestataires : 1 an après la fin du contrat
  • Reporting des « Asset Managers » tiers : durée de détention de la participation
Gestion de l’actionnariat et de la gouvernance des SPV Intérêt légitime (exercer notre activité)
  • Durée de l’actionnariat ou du poste le justifiant
  • Durée de la société pour les procès-verbaux
Gestion technique des actifs détenus par les SPV Intérêt légitime (exercer notre activité)
  • Correspondances et documents relatifs aux travaux, à la maintenance, aux mises en conformité : durée de détention de l’immeuble
  • Contrats avec les prestataires : 1 an après la durée du contrat
Gestion des relations avec les « Property Managers » Intérêt légitime (exercer notre activité)
  • Contrats avec les « Property Managers » : 1 an après la fin du contrat
  • Correspondances et documents relatifs aux travaux, à la maintenance, aux mises en conformité, aux copropriétés et aux associations type ASL, AFUL : durée de détention de l’actif
Gestion des mandats et reportings à la Caisse des dépôts et consignations ou tiers Intérêt légitime (exercer notre activité) 5 ans
Gestion des différends concernant les actifs Intérêt légitime (constatation, exercice ou défense de droits en justice) Durée du règlement du différend ou du contentieux (y compris exécution des décisions de justice)
Gestion de la comptabilité des SPV Obligations légales Durée de l’exercice comptable
Gestion des droits des personnes physiques relatifs à la protection de leur vie privée et de leurs données à caractère personnel Obligations légales Durée de traitement de la demande
Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme Obligations légales
  • Données relatives à l’identité des clients : durée de la relation
  • Données relatives à l’opération : 5 ans

 

A l’issue des durées de conservation précisées dans le tableau ci-dessus, vos données à caractère personnel seront, si besoin, archivées pendant une durée n’excédant pas les délais de prescription légale ou les obligations d’archivage applicables ou la durée des procédures et des recours en cas de contentieux. Une fois ces délais expirés, les données seront détruites.

2.4 - Quels sont les destinataires de vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel seront rendues accessibles à nos prestataires techniques (« sous-traitants » au sens de la règlementation), pour les stricts besoins de leur mission.

Certaines de vos données à caractère personnel pourront également être transmises à des tiers pouvant les utiliser pour leurs propres besoins :

  • Les « Property Managers » concernés ;
  • Les « Assets Managers » concernés ;
  • La Caisse des Dépôts ainsi que tout autre actionnaire des SPV ou propriétaire concerné ;
  • Les propriétaires successifs des actifs ;
  • Des mandataires pour les besoins de la gestion d’un différend ou d’un dossier (avocats, huissiers de justice…) ;
  • Des experts-comptables et auditeurs ;
  • Dans l’éventualité où notre société ou tout ou partie de ses actifs seraient acquis par un tiers, vos données à caractère personnel peuvent être rendues accessibles à toute personne intervenant dans la préparation et la réalisation de l’opération et incluses dans les actifs cédés.

3 - Quelle que soit votre situation : quels sont vos droits sur les traitements de données à caractère personnel que nous mettons en oeuvre, et comment les exercer ?

Vous pouvez exercer à tout moment les différents droits prévus par la réglementation en vigueur : droit d’accès, de rectification des données erronées vous concernant, et, dans les cas et selon les limites prévues par la règlementation, d’opposition, de suppression de certaines de vos données à caractère personnel, d’en faire limiter l’usage ou de solliciter leur portabilité en vue de leur transmission à tiers, mais également de définir le sort de vos données après votre mort.

Il vous est rappelé que nous pouvons, conformément à la réglementation, être amenés à refuser de faire droit à certaines demandes concernant certains de ces droits (notamment le droit de suppression), pour des motifs légitimes tels que les besoins de la défense de droits en justice ou les nécessités d’une obligation légale de conservation de certaines données.

Pour toute question ou pour exercer vos droits, il vous suffit de présenter votre demande, en y joignant, le cas échéant, toute pièce permettant de justifier votre identité et le bien fondé de votre demande, à l’adresse suivante :

  • Si votre demande concerne un traitement de données que nous mettons en oeuvre seuls « 1 – Quels traitements de données à caractère personnel mettons-nous en oeuvre si vous êtes en relation avec nous dans le cadre de nos relations institutionnelles ? » : dpo-cdcii@cdc-investimmo.fr ;
  • Si votre demande concerne un traitement de données que nous mettons en oeuvre conjointement avec la Caisse des dépôts « 2 – Quels traitements de données à caractère personnel mettons-nous en oeuvre si vous êtes en relation avec nous dans le cadre de nos activités opérationnelles ? » : Caisse des Dépôts – Données Personnelles – Etablissement de Bordeaux – 5 rue du Vergne – 33059 Bordeaux Cedex ou mesdonneespersonnelles@caissedesdepots.fr.

En cas de difficulté non résolue, ou pour exercer votre droit d’accéder à vos données collectées pour répondre à nos obligations de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, vous pouvez saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).